פרויקטים מבוססי שעות תמיד נמצאים בסיכון גבוה לאובדן רווחיות. יש לכך כמה סיבות, שהעיקרית שבהן היא שולי רווח צרים של פרויקטים מסוג זה. כל סטייה מהתקציב, כל תקלה בפרויקט, כל בלת"מ מסכנים את הרווחיות.
התרחשויות כאלה הן בלתי נמנעות. אין בעולם פרויקט שהולך חלק בדיוק לפי התוכנית, לכן הדרך היחידה לשמור על רווחיות בפרויקטים מבוססי שעות, היא בקרה שוטפת המאפשרת לזהות מוקדם את הסיכונים על שולי הרווח, ולפעול במהירות לתיקון או לצמצום הנזק.
אלא שהיכולת לזהות מבעוד מועד את האיומים על הרווחיות תלויה בנתונים הזמינים למנהלי הפרויקטים ולמנהלי העסק. אם אין נתונים ודו"חות עדכניים אי אפשר לזהות בעיות בזמן, ואת אובדן הרווחיות מגלים רק כאשר צריך לחייב את הלקוחות. כלומר, מאוחר מדי.
פרויקט עם שולי רווח צרים יתקשה להציג רווחיות במצב כזה.
אז איך מבטיחים רווחיות?
מנהלי הפרויקטים ומנהלי העסק זקוקים לכלים אפקטיביים לשמירה על רווחיות של פרויקטים:
- בקרה תקציבית על פרויקטים במחיר 'פיקס'
- ניהול מבוקר של בנקי שעות
- מעקב ריטיינרים
- תמונה עדכנית של מצב השעות בפרויקט
שילוב בין מערך אפקטיבי לדיווח שעות בזמן אמת, לבין דו"חות מותאמים אישית, מאפשר לכל מנהל לדעת בכל רגע נתון מה מצב הפרויקט, איפה הדברים עומדים ביחס לתקציב ולתחזיות, מה מחכה לו בסוף החודש.
קוראים לזה 'שליטה', וכאשר היא קיימת אפשר לקבל החלטות בזמן.
כאשר מדובר על שולי רווח צרים, שליטה עושה את ההבדל.
איך עושים את זה?
הכלי הנפוץ ביותר הוא גליונות נתונים כגון אקסל. אמנם זהו כלי יעיל, שהוכיח את עצמו לאורך כמה עשורים (לא היה משהו אחר), אלא שהוא מחייב מאמץ גדול וסיזיפי של איסוף נתונים, אינטגרציה של גליונות, ובניית דו"חות., שוב ושוב לעתים מיום ליום.
בקצב של היום, עם תחרותיות גוברת ועם שולי רווח צרים שהולכים ומצטמצמים, מי שעובד רק עם גליונות נתונים נמצא בפועל מאחור, או שמשעבד חלק ניכר מהתקציב והמשאבים על מנת להיות מעודכן באמת.
הפתרון הוא מערכת מובנית, המספקת את כל הכלים הדרושים לתהליך מלא מהיר ונוח – דיווח שעות, ריכוז המידע באופן שוטף, והצגתו בדו"חות הזמינים למנהל בלחיצת כפתור – בממשק חכם וידידותי הנמצא במרחק קליק.
מי שמבין את זה עשה את הצעד הראשון לשליטה בפרויקטים ובעסק.
הצעד הבא הוא להכיר את אדמירל – המערכת הייעודית לניהול עסקים ופרויקטים מבוססי שעות.
