דיווח שעות בזמן אמת הוא אחד האתגרים הניהוליים הגדולים של עסקים מכל הסוגים. מן הסתם, בעסקים מבוססי שעות מדובר באתגר קיומי. דיווח שעות איכותי עשוי לשמור על שולי הרווח.
אבל לא רק מימד הזמן קובע, גם מימד האיכות. כי איזה ערך יש לדיווח שעות שמגיע בזמן, אם המנהל לא יכול לדעת מה בוצע בזמן שדווח, מה היו המשימות שטופלו באותן שעות שמופיעות ברשומה.
כלומר, עסק שרוצה לשמור על רווחיות, ולהוציא ללקוחות חיובים מדוייקים ומהימנים בזמן (ולקבל את הכסף מהר), צריך להקפיד על תהליכי דיווח שמקטינים למינימום את זמן הבירורים בין מנהלי הפרויקטים לצוות, ובין הלקוחות למנהלי הפרויקטים. דיווחי שעות שמאפשרים לתקתק את את תהליכי הבילינג והגבייה.
בשווקים תחרותיים עם שולי רווח קטנים דיווח שעות איכותי עושה את ההבדל.
מהו דיווח שעות איכותי?
- קורה בזמן אמת. המנהל יכול לדעת בכל רגע נתון מה מצב השעות בפרויקט בהתייחס לתקציב המתוכנן, והתייחס לגבייה בסוף החודש.
- מקושר לעובד, סוג פעילות, פרויקט, לקוח. במילים אחרות: מנהל הפרויקט יודע במבט מהיר כמה לחייב, עבור מה, ואת מי?
- כולל את תיאור העבודה. מה בוצע, אילו משימות טופלו – על מה מחייבים? התיאור יכול להיות לקוני, אבל חייב להיות ברור. אם תעלה שאלה מהקוח שחויב, הוא ידע לענות מייד, ללא צורך בהפעלת תהליך בירור.
דיווח שעות איכותי מקצר תהליכים
- מקצר תהליכי אישור חשבונות והוצאת חיובים ללקוחות. ניתן לבצע זאת כמעט באופן מיידי.
- חוסך מהמורות בתהליך הגבייה. מקבלים את הכסף יותר מהר, במינימום בירורים אם בכלל.
- מגדיל את האמון של הלקוח, שמקבל דיווחים וחיובים מסודרים וברורים, ותשובות מהירות לכל שאלה.
איך עושים את זה?
- מספקים לעובדים כלים נוחים וברורים לדיווח שעות. הדיווח מתבצע אונליין, בלי מאמץ, במחשב או בטלפון.
- קובעים נהלים ברורים לדיווח שעות – איך מדווחים, מתי ומה כלול בדיווח.
- מבצעים בקרה שוטפת על הדיווח, כולל מערך התרעות על איחורים ושיבושים.
במערכת אדמירל – המערכת הייעודית לניהול עסקים ופרוייקטים מבוססי שעות – כל זה הוא מובנה וגמיש להגדרות של מנהלי הפרויקטים ומנהלי העסק. דיווח שעות איכותי הוא בילט-אין.
